Foto: Paulus-Lager GmbH
Schwachstelle im Handwerk: das Materiallager

Viele Handwerksbetriebe in der Holzbranche wissen nicht, wie viel Kapital ihr Materiallager verschlingt, dem es an klaren Strukturen fehlt.

Dabei steigert eine klare Lagerstruktur nicht nur den Gewinn, sondern spart auch Zeit.

RÜDIGER  STETTINSKI 

 

Im Durchschnitt verbringen Mitarbeiter eines Holzhandwerkbetriebes täglich 14 Minuten mit unnötigem Materialsuchen, so das Ergebnis einer Umfrage unter gut 200 Unternehmen. Das macht pro Monat mehr als einen halben Arbeitstag aus. Dieser Verlust lässt sich durch ein intelligentes Lagersystem mit klar definierten, effizienten Arbeitsabläufen vermeiden. Die Folge: Materialflüsse und -bestände werden transparenter und schneller erfasst. Das entlastet und schafft zeitliche Freiräume für andere Tätigkeiten, etwa für das Neugeschäft. Die Mitarbeiter arbeiten stressfreier und damit motivierter. So konnte jeder dritte befragte Betrieb (34 Prozent), der bereits ein solches Ordnungsprinzip umsetzt, seinen Gewinn signifikant steigern. Ein weiterer positiver Effekt zeigt sich auf der Ausgabenseite: Bei mehr als der Hälfte der Unternehmen (64 Prozent) ließen sich nach erfolgter Lageroptimierung die Materialkosten deutlich reduzieren. Denn Lageroptimierung heißt unter anderem, stets über den Materialbestand im Bilde zu sein und Nachbestellungen rechtzeitig auf den Weg zu bringen. Das wiederum vermeidet Überkapazitäten sowie teure Expresslieferungen. Das Ergebnis: Jeder siebte Befragte verzeichnet ein Plus beim Gewinn bei gleichen Ausgaben. Der Liquiditätsrahmen erweitert sich, die Zinsbelastung sinkt.

 

Lageroptimierung muss nicht viel kosten


„Jede Firma kann bereits mit ein wenig Ordnung viel für sich bewirken“, kommentiert Doris Paulus, Schreinerin und Geschäftsführerin von Paulus-Lager, die Umfrage-Ergebnisse. „Wir haben die Erfahrung gemacht, dass eine professionelle Lageroptimierung im Holzhandwerk die Produktivität um 10 bis 15 Prozent verbessert und die Liquidität nachhaltig erhöht. Schon im ersten Jahr kann ein durchschnittlicher Betrieb mit zehn Mitarbeitern rund 70 000 Euro einsparen“, sagt sie. Paulus hat mittlerweile mehr als 500 Firmen besucht, deren interne Abläufe analysiert und eine Reihe ständig wiederkehrender, hausgemachter Schwachstellen aufgespürt. Das Gute daran: „Fast alle dieser ‚Sünden‘ lassen sich mit einfachen Kniffen ein für alle Mal ausmerzen“, so Paulus.


So beruht auch das Paulus-Lager-System auf einem einfachen, aber wirkungsvollen Prinzip: Für alle Standardmaterialien werden genaue Artikelbezeichnungen festgelegt sowie eine Mindest- und Maximalmenge definiert, die am Lagerort direkt ablesbar sind. Jeder Mitarbeiter achtet bei der Materialentnahme darauf, ob die Mindestmenge unterschritten wird. Ist dies der Fall, entnimmt er das am Materialbehälter befestigte Kärtchen und wirft es in eine der aufgestellten Bestellboxen, die vom Einkauf geleert und bearbeitet werden. Neben der Nachbestellmenge befindet sich auf dem Kärtchen die Bestellnummer des Artikels. Mit dauerhafter Ordnungsstruktur und einfachen Materialkärtchen schafft das System also Standardabläufe für Lager, Arbeitsschritte und Bestellwesen – ganz ohne kostspielige EDV. Die Vorteile: Alles wird sofort gefunden, Materialflüsse und -bestände lassen sich – personenunabhängig – effizient steuern und kontrollieren.


„Wenn man das Prinzip einmal umgesetzt hat, ist es wirklich einfach“, berichtet Horst Kuhlmann, Geschäftsführer der auf Holzbau spezialisierten Fuhrberger Zimmerei in Burgwedel bei Hannover, über seine Erfahrungen mit dem System. „Wir haben viel zu lange Zeit ins Suchen und Finden investiert. Heute hat alles seinen Platz und seine Ordnung. Es gibt keinen Materialverlust mehr.“ Standard- und Kommissionsmaterial seien sauber getrennt, die Warenannahme und die Bestellvorgänge klar geregelt.

 

Pro Jahr und Mitarbeiter 4 700 Euro Mehrgewinn


Das Holzhandwerk eignet sich ideal dafür, um mit cleverer Lagerhaltung Geld zu sparen. Denn in einer klassischen Schreinerwerkstatt ist die Fertigung in der Regel durch eine hohe Individualität und ein breites Spektrum an Materialien gekennzeichnet. „Um jederzeit handlungsfähig zu sein, kann auf ein gut ausgestattetes Lager mit durchschnittlich 1 750 Artikeln nicht verzichtet werden“, stellt die Studentin Kirsten Schumacher fest. Sie beruft sich auf Untersuchungen, die sie im Rahmen ihrer gerade veröffentlichten Bachelor-Arbeit ausgewertet hat. Im Studiengang Handwerksmanagement an der Fachhochschule des Mittelstands (FHM) analysierte sie die ,Lageroptimierung nach Paulus-Lager für Dienstleistungsunternehmen im Schreinerhandwerk‘. „Dieses Konzept, das mit einem Kartensystem zur Steuerung und Kontrolle der Materialströme arbeitet, setzt auf eine statische Lagerhaltung und eine Synthese aus bedarfs- und verbrauchsgesteuerter Disposition“, so Schumacher. Dadurch sorgt es dafür, dass zugleich ein breites Sortiment und ein möglichst niedriger Bestand vorhanden sind.


Um die wirtschaftlichen Vorteile genau beziffern zu können, bezog sich die Studentin auf eine repräsentative, fiktive Schreinerei mit den betrieblichen Merkmalen: 25 Mitarbeiter, 4,5 Millionen Euro Jahresumsatz, 2 Millionen Euro Wareneinkauf pro anno. Mit ihrer Amortisierungsrechnung wies sie nach: Bereits im ersten Anwendungsjahr des Lageroptimierungs-Systems erwirtschaftet die Musterfirma – nach Abzug aller durch die Maßnahme einmalig anfallenden Kosten – einen Gewinn von 68 213 Euro. Ab dem zweiten Anwendungsjahr wird der Schreinerei ein Mehrgewinn von 117 572 Euro prognostiziert, pro Kopf also rund 4 700 Euro, inklusive Verwaltungskräften.

 

Engpässe lösen, Prozesse optimieren, Geld sparen


Mit der bloßen Einführung des Kartensystems ist es allerdings nicht getan. Es gilt, sämtliche Prozesse kritisch zu prüfen. Die folgende Übersicht listet die teuersten Fehler im Lager auf und macht Vorschläge, wie sie sich vermeiden lassen:


Fehler 1: Weil das Material keinen festen Lagerort hat, wird ständig danach gesucht.

Lösung: Jedes Standardmaterial bekommt genau einen definierten Ort, an dem es zu finden ist, und wird mit einem Etikett versehen, auf dem jeder Mitarbeiter den Lagerort ablesen kann. Auch das Regal wird beschriftet, um zu informieren, wann die Mindestmenge unterschritten und die Bestellung auszulösen ist.


Fehler 2: Geliefertes Material kann keinem Auftrag zugeordnet werden.

Lösung: Auf alle Materialien, die für eine Kommission angenommen werden, wird sofort nach Erhalt die Kommissionsbezeichnung geschrieben, damit sie einwandfrei wiederzuerkennen sind. Lieferanten sollten dazu angehalten werden, die Kommissionsnummer auf dem Lieferschein unterzubringen. Wichtig ist ein fester Lagerplatz für Kommissionsware getrennt vom Standardlager.


Fehler 3: Material wird für einen zu langen Zeitraum eingekauft. Die Folge: Das Konto ist leer, und das Lager platzt aus allen Nähten.

Lösung: Material wird nur noch für kürzere Zeitspannen eingekauft. Faustregel: Der Lagerbestand (fertige und unfertige Ware nicht mitgerechnet) sollte nie mehr als das Doppelte des monatlichen Materialeinsatzes betragen. Sonst sind die Finanzierungskosten zu hoch. Voraussetzung dafür ist die Standardisierung mittels Artikelliste.


Fehler 4: Der Inhaber/Meister verschwendet Zeit, weil er stets selbst versucht, Werkstatt und Lager ordentlich zu halten.

Lösung: Jeder Mitarbeiter bekommt seinen Zuständigkeitsbereich, den er in Ordnung halten muss. Dies wird zusammen mit den dazugehörigen, definierten Aufgaben schriftlich festgehalten und an einer geeigneten Stelle im Betrieb gut lesbar ausgehängt.


Fehler 5: Die Restelager laufen über, weil nicht definiert ist, was ein Rest ist.

Lösung: Alle Materialien, die es verdienen, eine Restedefinition zu erhalten (Mindestgröße et cetera), werden in getrennten Restelagern gesammelt. Die zugehörige Regel wird ausgedruckt und ausgehängt. Es muss festgelegt werden, dass gleich beim Einstellen der Reste die Größen notiert werden. So muss bei Bedarf nicht von jedem Mitarbeiter aufs Neue nachgemessen werden.


Fehler 6: Vor erwarteten Preissteigerungen werden noch schnell Großeinkäufe getätigt.

Lösung: Damit sich Großeinkäufe zu Schnäppchenpreisen wirklich rechnen, müssen Größen wie der aktuelle Kontokorrentzins oder die Einlagerungs- und Raumkosten berücksichtigt werden. Dann ist zu prüfen, ob sich noch immer ein Preisvorteil ergibt. Stets muss bedacht werden, dass die Anschaffung Kapital bindet und die Liquidität des Betriebes verringert.


Fehler 7: Material, das falsch geliefert wurde, wird nicht zurückgeschickt, weil man daraus Kapital schlagen will. Dabei verursachen diese Posten nur Suchzeiten.

Lösung: Rückgabe von Material, das unbenutzt und dessen Umverpackung intakt ist, sofern der Lieferant einverstanden und die Rückgabe rentabel ist.


Problem 8: EDV-Dateien werden an unterschiedlichen Arbeitsplätzen gespeichert. Der Überblick geht verloren.

Lösung: Projektdateien, die notwendig sind, um die Lagerstruktur einfach zu halten, sollten zentral im Netz gespeichert sein – mit verwechslungsfreien Dateinamen, standardisierter Ordnerstruktur und täglicher Sicherung.


Problem 9: Der Betrieb wird personenabhängig geführt.

Lösung: Das Ziel sollte sein, die Organisation in einem Betrieb personenunabhängig aufzubauen. Die Abhängigkeit von Einzelnen gefährdet im Ernstfall die Existenz. Deshalb empfiehlt es sich, eine übersichtliche Zuständigkeitsliste zu entwickeln, die aus einem Organigramm abgeleitet werden kann. Dies können zum Beispiel sein: Lagerort, Lagerbereich, Zuständige oder Aufgabenbeschreibung.


Problem 10: Verbrauchsmaterial wird den Mitarbeitern vorenthalten, um sie zu erziehen. Das kostet Zeit und Geld.

Lösung: Mitarbeiter sollten nicht erst den Vorgesetzten nach Billig-Material fragen müssen, wenn es ausgegangen ist. Es gilt: Effizienz schlägt Materialpreis. Es ist dafür zu sorgen, dass bei Bedarf immer nachgekauft wird. Unter Umständen steigt am Anfang der Verbrauch, weil Mitarbeiter bunkern. Sobald sie aber merken, dass genug vorliegt, wird das Horten von Material uninteressant.

www.paulus-lager.de

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