Eckhardt Weinholz, Sage
„Moderne ERP-Software bringt die Anpassungsmöglichkeiten im Kern mit“

Gründe und Auswahlkriterien für ein neues ERP-System, die Rolle von Industrie 4.0 beim Austausch oder auch das Arbeiten in der Cloud – Eckhardt Weinholz, Produktmanager Sage 100 beim Softwarespezialisten Sage, beantwortet im Interview mit der HOB häufige Fragen zum Einsatz von ERP-Systemen.


Welche Gründe gibt es heute für Betriebe, ein altes System abzulösen beziehungsweise mit einem ERP-System zu starten?


Eckhardt Weinholz: Nutzer wünschen sich heute eine ähnliche Leichtigkeit bei der Handhabung einer ERP-Software – etwa beim Anlegen eines Auftrags – wie bei der Bestellung eines Buches im Internet. Warum sollte man sich noch durch ein großes, verzweigtes Menü navigieren bis man die gewünschte Maske gefunden hat, wenn es inzwischen viel einfacher geht und sich die ERP-Bedienoberfläche an den spezifischen Bedarf des Nutzers anpasst? Erhält beispielsweise ein Betrieb täglich eine große Menge an Aufträgen, die am Telefon entgegengenommen werden, bieten wir ein Template, das pro Zeile eine Auftragsposition erfasst. Das Template für einen Einzelfertiger mit seinem breitgefächerten Angebot und vielen Auftragspositionen sieht dagegen völlig anders aus. Eine solche Flexibilität realisieren wir heute mit einer einzigen Lösung für die Auftragserfassung, ohne dass noch branchenspezifische Teile zu programmieren sind.

 

Spielt Industrie 4.0 eine Rolle, wenn Altsysteme aktuell ausgetauscht werden?


Ja, im Fertigungsbereich sorgt die Zielsetzung einer stark vernetzten Welt für die Erwartung, dass die Systeme leichter Daten austauschen können: zwischen Maschinen, Sensoren und MDE-Systemen sowie der ERP-Lösung. Aber auch der gesetzliche Kontext, der sich oft ändert, wirkt sich auf die Software aus. Zu solchen externen Veränderungen zählen steuerrechtliche Regeln wie GoBD oder der papierlose Datenaustausch mit dem Finanzamt. Über den Datenaustauschstandard ZUGFeRD werden Rechnungen automatisiert zwischen Lieferanten und Kunden ausgetauscht. Betagte Betriebswirtschaftslösungen onlinefähig zu machen, ist mit unvertretbarem Aufwand verbunden.

 

Ab welcher Größe ist die Installation eines ERP-Produktionsplanungssystems sinnvoll?


In der Holzbearbeitung findet man Handwerker wie auch industrielle Fertiger. Für einen Handwerker, der alles individuell anpacken muss, gibt es mit HWP eine spezielle Handwerker-Lösung von Sage. Wiederkehrende Vorgänge bei einem industriellen Fertiger sind das Terrain von Sage 100, der ehemaligen Sage Office Line. Für die industrielle Fertigung kann sich ein ERP-System bereits ab drei Arbeitsplätzen rentieren. Dafür bieten wir als Einstiegslösung Sage 50 mit 3 bis 50 Arbeitsplätzen; Sage 100 hat 50 bis 200 Arbeitsplätze. Die Sage-X3-Lösung für mittelständische Betriebe ab 50 Mitarbeiter spielt ihre Stärke auf dem Feld der betriebswirtschaftlichen Prozesse aus, etwa wenn ein Betrieb mehrere Filialen und internationale Standorte hat und sein Finanzsystem konsolidieren will.

 

Die Variantenfertigung ist in der Holzbranche ein wichtiges Thema – auch unter dem Aspekt von Losgröße 1. Hat Sage dafür eine passende Lösung?


In unseren Software-Systemen wie Sage 100 oder Sage b7 ist ein Variantengenerator integriert, der die gesamten Abläufe – zum Beispiel eines Küchenzulieferers – abbilden kann. Dafür wird eine Angebotsmaske eingerichtet, die alle Parameter eines gewünschten Produkts aufzählt – also Dimension, Holzart, Güte bis hin zur Beschichtungsart. Werden die abgebildeten Parameter anschließend mit der gewünschten Stückzahl multipliziert, gibt die Software auf einen Klick den Preis aus. Ich erinnere mich an ein Projekt bei einem Lieferanten von Papierrollen für Computerkassen. Beim Einstieg in die Beratung wurde ich von der potenziellen Auftraggeberin mit den Worten gewarnt: „Fangen Sie mir bloß nicht von Stücklisten und Arbeitsplänen an. Wir produzieren schneller, als wir diese Daten aufnehmen können.“ Meine Antwort lautete: „Keine Sorge. Sie geben nur die Parameter aus der Bestellung des Kunden ein – also das Maß der Rolle, die Stückzahl oder die geplante Bedruckung auf der Rückseite –, und schon ist der Auftrag beschrieben und kalkuliert.“ Unsere Lösung löste am Ende das alte System dieser Firma ab, das trotz ,Aufrüstung‘ nicht richtig funktioniert hatte.

 

Warum können aktuelle ERP-Systeme den Anspruch an eine moderne Planung und Fertigung besser erfüllen?


Die Systeme lassen sich leichter an die Bedürfnisse der Nutzer anpassen. Je nachdem, ob ein Unternehmen stärker auf die Auftragsgenerierung oder den Fertigungsprozess fokussiert ist, wird die Software-Lösung konfiguriert. Zudem erfüllen die Systeme die Erfordernisse der Durchgängigkeit von Prozessen im Fertigungsbetrieb – von der Auftragsentstehung bis zur Auslieferung. Dabei gibt es keine Medienbrüche mehr, und es kommen, angefangen beim Verkauf im Internet bis zum Tracking am Ende der logistischen Kette, moderne Tools zum Einsatz.

 

Wie sieht so ein durchgängiger Prozess aus?


Beginnen wir einfach einmal mit einem Startprozess im Internet, wo ein virtueller Verkaufsassistent auf der Website eines Anbieters den potenziellen Kunden oder Auftraggeber durch den Produktkatalog führt. Der Kunde stellt dann im Internet seine Wünsche, respektive seinen Auftrag, zusammen und schickt ihn ab. Wenn die Prozesskette durchgängig ist, kann der Auftragnehmer die Parameter aus der Bestellung direkt und automatisiert in sein System aufnehmen. Dann werden die einzelnen Prozessschritte abgearbeitet: die Bestellung oder Konfektionierung der Teile aus dem Lager; das Auslösen des Fertigungsauftrags, dem der Werker entnimmt, welche Teile er zu fertigen oder einzubauen hat; die Übernahme des Auftrags in die Lieferung, sobald es heißt ,fertig, kann geliefert werden‘; die Erstellung des Lieferscheins und die anschließende Rechnungsschreibung, deren Daten wiederum an das Buchhaltungssystem weitergereicht werden. Wichtig ist dabei: Im gesamten, weitgehend automatisierten Prozess werden die Variantendaten mittransportiert, niemand muss noch zusätzliche Informationen eingeben. Mit einem solchen durchgängigen Prozess kann ein Betrieb viel Geld sparen und seine Wettbewerbsfähigkeit verbessern.

 

Wie wichtig ist das Auswahlkriterium Anpassbarkeit einer ERP-Software?


Das kommt auf die Einstellung des Unternehmens an. Es gibt zwei Herangehensweisen. Die einen wollen wenig investieren und geben sich mit dem Standard ,von der Stange‘ zufrieden. Die anderen schaffen ihre alten Systeme ab, weil diese ihre Prozesse nicht richtig abbilden konnten. Sie wollen mit einer Software-Lösung, die sich an den Bedarf des Unternehmens anpasst, effizienter werden. In diesem Fall kommt man mit unseren Lösungen sehr weit. Sie lassen sich auf den Kunden ziemlich genau anpassen. Aktuell erfolgt eine Anpassung hauptsächlich durch eine Konfiguration der Software und kaum mehr durch eine Programmierung. Das heißt, es sind keine Sonderprogrammierungen mehr notwendig, sondern die Software bringt die Anpassungsmöglichkeiten im Kern mit. Auf diese Weise lassen sich die Abläufe arbeitsplatzspezifisch gestalten. So kann man zum Beispiel einen einzelnen Arbeitsplatz im holzverarbeitenden Betrieb genau auf die To-dos des Mitarbeiters einstellen. Er bekommt dann eine Übersicht der Aufgaben, die er täglich abzuarbeiten hat. Dabei findet er genau die Begriffe vor, die er aus seinem Aufgabengebiet kennt. Und er muss auch nicht mehr von einer Standardmaske aus starten, um sich von dort mühsam an sein Aufgabengebiet heranzuklicken.

 

Wo ist es sinnvoll, andere Systeme in das ERP- beziehungsweise Produktionsplanungssystem zu integrieren?


Angesichts von Industrie 4.0 hat die Integrationsfähigkeit einer ERP-Software einen hohen Stellenwert. Im Rahmen der Entwicklung unserer modernen Bedienoberfläche hat Sage die mittlere Schicht der Sage 100 mit Standardschnittstellen, auch REST APIs genannt, eingerichtet. Mit ihnen ist es möglich, verschiedene Systeme zu verbinden. Im Fertigungsbetrieb sind das natürlich in erster Linie Maschinen, die ins ERP-System eingebunden werden. Sie erhalten vom ERP-System unter anderem die Steuerprogramme, die im CAD-System erstellt wurden und vom ERP-System mit den Daten aus dem Auftrag ergänzt werden. Umgekehrt meldet die Maschine automatisch, in welchem Status sich ein Auftrag befindet und wie viel Stück bereits gefertigt sind. Um einen Prozess weitgehend zu automatisieren, ist die Integrationsfähigkeit ein Muss.

 

Stellt sich nur noch die Frage, ob ein Unternehmen die Software vor Ort installieren oder aus der Cloud beziehen soll?


Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Grundsätzlich erleichtern die Programme aus der Cloud die Projekte sowohl bei der Installation als auch bei der Bilanz, weil nicht mehr sämtliches Equipment erstanden und vor Ort aufgestellt werden muss. Es gibt aber auch bei On-Premise-Lösungen sehr anwenderfreundliche Geschäftsmodelle. So kann man bei Sage ein Programm kaufen oder nur dessen Nutzung bezahlen, was vielen Kunden mehr zusagt. Aber egal, für welche Form sich ein Betrieb entscheidet, mit einer leicht konfigurierbaren, skalierbaren und integrationsfähigen ERP-Lösung ist ein Unternehmen wieder gut aufgestellt.

www.sage.de

 

 

Diesen Beitrag und weitere interessante Beiträge finden Sie in HOB 9.2016:

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