Bild: Triviso
Ressourcen zeit- und bedarfsgerecht managen

Das ERP-System von Triviso ist eine Datendrehscheibe für die Ressourcen von Fertigungsunternehmen mit dem Schwerpunkt Holzverarbeitung. Sämtliche Daten zur Planung von Finanzen, Zeit, Produktion, Personal oder Vertrieb laufen hier zusammen, um dann zeit- und bedarfsgerecht aufgearbeitet an die Empfänger übermittelt zu werden. Das aktuelle Release bietet jetzt zahlreiche Neuerungen.

MICHAEL HOBOHM


Triviso ist ein 32 Mann starkes Unternehmen mit Sitz im Schweizer Solothurn, das 1993 von drei ETH-Ingenieuren gegründet wurde. Bis heute ist der Softwarespezialist zu hundert Prozent inhabergeführt. Als Vollanbieter deckt Triviso Leistungen von der Softwareentwicklung über die Unternehmensberatung und das Projektmanagement bis hin zur Schulung und dem Support ab. Die primären Softwareprodukte des Unternehmens sind Triviso Data Link für den Datenaustausch vom kooperativem Engineering bei Anlagenbauern sowie Triviso ERP zur zeit- und bedarfsgerechten Planung und Steuerung von Unternehmensressourcen. Mit dem ERP-System spricht Triviso Fertigungsbetriebe in der kompletten Bandbreite an, wobei der Hauptfokus auf der Holzbranche und hier auf Schreinereien liegt. 80 Prozent der ERP-Anwender entstammen dieser Klientel, die den Laden- und Innenausbau ebenso repräsentieren wie die Möbelfertigung. Weitere Anwender kommen aus dem Holz- und Metallbau, aber auch dem Sanitärbereich. Aufgrund der hohen Skalierfähigkeit des ERP-Systems erstreckt sich die Bandbreite der Nutzer vom Einmannbetrieb bis zum mittelständischen, durchaus industriell geprägten Unternehmen. Dabei ist die Standardversion von Triviso ERP für eine Kerngruppe von Betrieben mit 25 bis 50 Mitarbeitern ausgelegt, kann aber auch vom Einmann-Betrieb bis zu Firmen mit bis zu 550 Beschäftigten eingesetzt werden. „Dass ein Unternehmen mit der ERP-Software wachsen kann, ist eine der Stärken unseres Systems“, betont Walter Reusser, Bereichsleiter ERP bei Triviso. „In der Schweiz gehören heute rund 1000 Betriebe zu unseren Kunden. In anderen Ländern wie Deutschland, Österreich, Frankreich oder Italien haben wir  bislang nur vereinzelte Kunden. Hier wollen wir aber in nächster Zeit merklich wachsen und den Schritt vom nationalen zum internationalen Anbieter gehen.“

 

Ein System, das mit dem Unternehmen wächst


Das ERP-System von Triviso, das auf der objektorientierten Plattform V basiert, läuft in der Standardversion unter Windows. Zugleich gibt es die Software als voll cloudfähige Version, die bislang vom Markt aber eher verhalten angenommen wurde. „Sobald Maschinen im Spiel sind, hat der Schweizer seine Daten gern bei sich“, geht Reusser auf diese Zeitaufnahme ein. „Wir haben diese Technologie jedoch im Angebot und sind damit gerüstet für künftige Entwicklungen.“ Bei der mobilen Anwendung des Systems unterscheiden die Solothurner zwei Lösungen. „Die erste ist eine Web-Applikation für die Datenerfassung, mit der Mitarbeiter per Smartphone oder Tablet Aufgaben abholen, Zeiten und Spesen erfassen oder Nachrichten austauschen können“, berichtet Patrick Gafner, Projektleiter Zentralschweiz und Stellvertreter Leitung ERP bei Triviso. „Die zweite ist die Anwendung von Triviso. Hier haben wir gute Erfahrungen mit Remote-Desktop-Verbindungen gemacht, mit denen Anwender in der gewohnten Art von zuhause arbeiten können.“ Die Installationsvarianten der ERP-Lösung reichen von einer Stick-Version ohne Installation, mit der sich das System von Rechner zu Rechner als Einzelplatzlösung einsetzen lässt, bis zu einer Server-Version, die für mehrere Nutzer an verschiedenen Standorten freigeschaltet werden kann.


Das Datenmodell von Triviso ERP ist durchgängig vollintegriert und kennt keine eigentlichen Modulgrenzen. Erst durch das Berechtigungssystem werden zusammenhängende Funktionsbereiche zu Modulen zusammengefasst, was die Erstellung individueller Benutzerprofile ermöglicht. Unterschieden werden dabei die Hauptthemen Vertrieb, Produktion, Zeit, Personal, Finanzen und Material. Durch diesen modularen Aufbau kann das anwendende Unternehmen entscheiden, mit welchem Softwareumfang es starten und welche Module es nach und nach hinzunehmen möchte. „Es gibt ein Basismodul, zu dem ein Betrieb je nach Aufgabenspektrum und zunehmender Firmengröße Module hinzuschalten kann“, präzisiert Gafner. Diese Module müssen dann nicht neu installiert, sondern können in der Software freigeschaltet werden.

 

Hoher Bedienkomfort und große Update-Stärke


„Eine Besonderheit unseres Systems, die es von anderen Lösungen unterscheidet, liegt darin, dass wir eine Triviso-Version und eine Konfiguration für die Bedienung pflegen“, so Gafner weiter. „Bei der Konfiguration liefern wir einen Standard aus, der etwa 80 Prozent der Bedürfnisse aller Anwender abdeckt. Weil die Bedürfnisse eines Einmannbetriebes aber nicht die gleichen wie die eines Unternehmens mit 100 Beschäftigten sind – man denke nur an die unterschiedliche Ausdifferenzierung eines Unternehmens in verschiedene Bereiche und die damit verbundenen organisatorischen Besonderheiten –, kann ein individueller Bedienkomfort losgelöst von der Applikationsversion eingerichtet werden. “So lassen sich in größeren Unternehmen zum Beispiel komplette Ansichten und Abläufe an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen, wobei die Unternehmen diese Gestaltungen entweder selbst vornehmen oder als Dienstleistung von Triviso ausführen lassen können. Der Clou dabei ist: Alle Anpassungen sind ohne Einfluss auf das Update der ERP-Software. Ganz gleich, ob ein Betrieb beim Standard geblieben ist oder viele Anpassungen vorgenommen hat: Das Programm lässt sich in der gleichen Zeit updaten, ohne dass sich die Konfiguration ändert.

 

Per Report Datensätze direkt auf der Datenbank mutieren


In der aktuellen Version von Triviso ERP hat der Softwarespezialist aus Solothurn eine Reihe von Verbesserungen umgesetzt, zu denen das Beschaffungswesen einschließlich Bedarfsermittlung, Auslösen von Bestellungen, Waren- und Rechnungseingang, Materialverwaltung bis hin zur Zahlungsfreigabe gehört. „Hier wird das Beschaffungswesen immer wichtiger für unsere Kunden“, begründet Reusser die Weiterentwicklungen. „In der Vergangenheit gab es zwar auch ein Modul Warenwirtschaft, aber das war eher für größere Unternehmen konzipiert, die es speziell konfigurieren wollten. Der Markt hat uns gezeigt, dass auch kleinere Unternehmen einen solchen Bedarf haben. Deshalb haben wir die Prozesse in der Konfiguration vereinfacht und neue Möglichkeiten zur Realisierung anwenderfreundlicher Bedienungen geschaffen.“ Ein wichtiges Ergebnis dieser Weiterentwicklung sind Berichte, die heute interaktiv bearbeitet werden können. Während es in anderen ERP-Systemen noch immer üblich ist, einen Vorgang erst in der Datenbank zu erstellen und dann einen Bericht anzulegen, bietet Triviso ERP die Möglichkeit, mit solchen Berichten interaktiv auf Daten zuzugreifen. Ohne Umweg über die Datenbank können so direkt Texte editiert, Einkaufspreise bearbeitet, Lieferscheine abgeglichen oder Zahlungsfristen angepasst werden. „Aus unserer Sicht ist das einzigartig“, betont Reusser. „Die nach spezifischen Anforderungen und Wünschen aufbereiteten Daten lassen sich so jederzeit bearbeiten. Und zwar stets dort, wo sie der Mitarbeiter sieht. Getreu dem Motto ,What you see is what you get’ steht ihm das, was er am Bildschirm sieht, auch als gedruckte Variante zur Verfügung. Er kann stets in der Ansicht arbeiten, in der er später druckt.“

 

Beschaffungswesen weiterentwickelt


Neben diesen Weiterentwicklungen der Konfiguration hat Triviso auch den Prozess Beschaffungswesen komplett überarbeitet. Mittlerweile ist er so aufbereitet, dass eine kleine Schreinerei damit sofort bei hoher Flexibilität und guter Bedienbarkeit arbeiten kann. Gafner gibt dafür Beispiele: „In unserem System können heute Bestellungen in Abhängigkeit von definierten Kriterien automatisch erstellt werden. Außerdem haben wir den Wareneingang komplett überarbeitet, sodass ein Mitarbeiter, der weiß, was geliefert werden muss, inzwischen auch Teil- oder Überlieferungen sauber erfassen oder Nachlieferungen terminlich exakt aufnehmen kann.“ In der Tiefe optimiert wurde zudem der Rechnungseingang in Triviso ERP. „Das System erstellt anhand der Lieferungen, die ein Unternehmen erhält, eine Art provisorische Rechnung, die dem Projekt belastet wird“, berichtet Gafner. „Damit sind die Kosten schon auf dem Projekt, auch wenn die Rechnung noch nicht vorliegt. Und der Anwender hat bereits eine provisorische Belastung mit dem Mischpreis aus den letzten Bestellungen beim Lieferanten. Wenn die Rechnung dann kommt, muss er nur noch die einzelnen Positionen abgleichen.“


Viel Arbeit hat Triviso zudem in die Optimierung des Themas Freigabe gesteckt: Wann darf eine Rechnung, die im System erfasst und mit der ein oder mehrere Projekte belastet sind, bezahlt werden? Überarbeitet wurde zudem der Bereich Rücksendung falsch oder defekt gelieferter Produkte, für die zum Beispiel eine Ersatzbestellung generiert werden muss. Nicht zuletzt wurde beim Thema Lager die Eigenfertigung komplett überarbeitet. Damit haben Unternehmen heute die Möglichkeit, detailliert auf die Bearbeitungszustände zwischengelagerter Halbzeuge zuzugreifen.

 

Mengen automatisch ermitteln


Ein weiterer Punkt, den vor allem das Handwerk an den Solothurner Spezialisten herangetragen hat, ist die Professionalisierung der Mengenermittlung. Hier geht es um Beträge von Flächen, Längen oder Mengen, die bei Änderung einer Größe automatisch angepasst werden sollen. Man denke an die Erweiterung eines Neubaus um ein Stockwerk und die Auswirkungen auf die benötigten Fenster, Schalungen und Anschlüsse. Mittlerweile können solche Änderungen automatisch in Triviso ERP ermittelt und über ein Angebot zusammengezogen werden.


Neben diesen Optimierungen wurde auch die Durchgängigkeit von Dokumenten in die Produktion verbessert. Ab Verkaufsdokumenten werden die Produktionsdaten, einfache Stücklisten, Konstruktionsmodelle oder fertige CNC-Programme automatisch generiert. Neben den produktspezifischen Merkmalen werden neu auch die zeitlichen, organisatorischen Faktoren bereits im Dokument definiert. Dadurch wird die Projektstruktur für alle weitergehenden Prozessschritte (Auslastungsplanung, Mitarbeiterplanung, Beschaffung, Produktion, Lieferung) optimal bereitgestellt. Änderungen lassen sich trotzdem flexibel und separat umdisponieren.


Schließlich stellt der Anbieter aus Solothurn mit der neuen Version von Triviso ERP auch einen eigenen PDF-Drucker mit Mail-Versandfunktion zur Verfügung, der einen separaten PDF-Maker überflüssig macht. Wichtig ist vor allem, dass damit jedes generierte PDF in der Datenbank abgelegt und so eine lückenlose Versionierung garantiert wird.

www.triviso.ch

 

 

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