Keine Angst vor der E-Rechnung

Ab Neujahr 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und nach einer Übergangsregelung auch versenden können. Eine PDF oder Word-Datei reicht dann nicht mehr aus. Stattdessen müssen Betriebe die Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen, das der europäischen Rechnungsnorm EN16931 entspricht und das eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht, z.B. im XStandard als sogenannt XRechnung oder im ‚Zugferd‘-Format. Leistungsempfänger müssen die technischen Voraussetzungen schaffen, diese E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Dazu müssen sie gegebenenfalls technische Anpassungen vornehmen und interne Prozesse entsprechend umstellen.

Ausnahmen und Übergänge

In Panik verfallen muss deshalb trotzdem niemand. Denn einerseits gibt es Ausnahmen und Übergangsregelungen. Und andererseits ist das E-Rechnungsformat in so mancher Softwarelösung für die Auftragsabwicklung und Abrechnung bereits integriert. Zu den Ausnahmen gehören beispielsweise Kleinbetragsrechnungen von bis zu 250€ sowie Fahrausweise – hierfür ist keine E-Rechnung notwendig. Zudem gibt es Übergangsregelungen: Umsätze zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 dürfen weiterhin über Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Rechnungsempfängers über andere elektronische Rechnungen in Rechnung gestellt werden. Kleine Unternehmen mit einem maximalen Gesamtumsatz von 800.000€ im Jahr 2026 können diese Ausnahmeregelung sogar bis zum 31. Dezember 2027 beanspruchen. Zudem gilt die E-Rechnungspflicht nicht für im Januar 2025 gestellte Rechnungen mit Bezug auf Lieferungen und Leistungen von Dezember 2024.

Lösungen, die die E-Rechnung bereits unterstützen

Noch einfacher haben es Holzbauer, die auf ERP-Lösungen setzen, die die neuen Formate bereits unterstützen: Sie müssen sich nicht über zusätzliche Software oder Aufwand sorgen, stattdessen sind die Rechnungsausgabe und der Empfang von Rechnungen im XRechnung- oder ‚Zugferd‘-Format von Lieferanten, Dienstleistern und Co. bereits in der Lösung integriert. Beispielsweise funktioniert die Rechnungsausgabe bei der WGsystem-Bürosoftware mit einem Add-on schon jetzt mit einem einzigen Klick im gewünschten Format: Um sie zu erstellen, einfach auf Basis der Kalkulation die Rechnung schreiben, in den Einstellungen den Dateityp ‚Zugferd-Rechnung‘ auswählen, auf Ausgabe drücken und fertig ist die E-Rechnung. Sie sieht aus wie ein gewohntes PDF und kann auch wie ein PDF als Anhang versendet werden. Somit können sie Endkunden mit jedem PDF Reader wie bisher öffnen und lesen. Mit dem Add-on bleibt alles wie gewohnt – und die E-Rechnung wird nicht zum Stress.