Reiss Büromöbel entwickelt, produziert und vermarktet bundesweit über mehr als 270 Fachhandelspartner und weitere Vertriebsnetzwerke im europäischen Ausland Büromöbel für Industrie, Gewerbe und Verwaltung. Rund 200 Mitarbeiter erwirtschaften einen jährlichen Umsatz von über 47 Mio. Euro. Die prozessorientierte Fertigungsorganisation schließt alle Prozesse von der Planung bis zur Auslieferung ein. Die Variantenvielfalt stellt dabei hohe Anforderungen an das ERP-System, das Datenmanagement und den Produktkonfigurator. Neue Anforderungen im Tagesgeschäft und laufende Prozessoptimierungen erfordern immer wieder Anpassungen und Erweiterungen der Systeme, was bis vor kurzem zu Lasten der Release-Fähigkeit des Gesamtsystems ging und erforderliche Updates erschwerte. Ab einem Punkt fasste die Geschäftsführung den Entschluss, sich mit der Installation einer vollständig neuen Software-Generation zukunftssicher aufzustellen.
Technologie integriert
Die Auswahl einer anforderungsgerechten ERP-Software sollte im Rahmen einer Ausschreibung evaluiert werden. Mit Unterstützung einer Unternehmensberatung, die den Auswahlprozess von der Anforderungsaufnahme und Erstellung eines Lastenheftes über die Ausschreibung bis zur Vertragsverhandlung begleitete, startete die Ausschreibung für das ERP-Projekt in 2015.
Hergestellt im eigenen Haus
Besondere Anforderungen stellten im Auswahlprozess vor allem die hohe Wertschöpfungstiefe der Firma. So mussten sämtliche Unternehmensprozesse und Fachbereiche wie Produktentwicklung und Konstruktion, Vertrieb/CRM, Büroplanung, Logistik und Produktion eingebunden und mit der Metall- und Holzbearbeitung auch verschiedene Branchen- und Fertigungsbereiche abgebildet werden. „Daher war für uns neben der Erfüllung unserer fachlichen Anforderungen vor allem ein hoher Integrationsgrad wichtig – sowohl im Hinblick auf die Auftragsabwicklung, als auch auf die Finanzbuchhaltung. Denn die Anbindung der bis dato externen Finanzbuchhaltung war bei komplexeren Fragestellungen in der Kostenrechnung immer mit gewissen Einschränkungen und Vorbehalten verbunden – davon wollten wir weg“, erinnert sich Geschäftsführer Hans-Ulrich Weishaupt. Die verwendete Technologie bzw. systemische Anpassbarkeit an künftige Anforderungen war mit Blick auf die Folgekosten ein ebenso wichtiges Entscheidungskriterium wie die Art und Weise, wie sich Artikel für individuelle Kundenanforderungen konfigurieren ließen.
Flexibel mit allen Varianten
Da der Büromöbelhersteller neben der Holzfertigung auch die Anforderungen einer Metallfertigung erfüllen musste, sollte der künftige Softwarepartner auch Expertise für diesen Industriezweig mitbringen. Um die Variantenvielfalt abbilden und durchgängige Konfigurationsabläufe über mehrere Prozessebenen zu ermöglichen, sollte der Variantenkonfigurator tief in den ERP-Kern integriert sein. Im Ausschreibungsprozess setzte sich schließlich eine Lösung durch, die den Anforderungskatalog größtenteils im Standard abbildete und perspektivisch die nötige Flexibilität und Investitionssicherheit bot. „Eine solche Entscheidung hängt aber auch nicht nur am Preis und dem gebotenen Leistungspaket, sondern ist auch immer ein Stück weit Bauchsache. Die Chemie muss da auch passen. Den Zuschlag haben wir am Ende der Vlex Software+Consulting erteilt, da für uns die Kommunikation als mittelständisches Unternehmen auf Augenhöhe und sehr konstruktiv und ergebnisorientiert war“, sagt Hans-Ulrich Weishaupt.
Daten teils übernommen
Während die Kunden- und Lieferantendaten zum Großteil aus dem Bestandssystem importiert wurden, sind die Produktdaten samt den zugehörigen Konfigurationsregeln in VlexPlus neu angelegt worden. Dies erhöhte zwar den Initialaufwand, dafür sind die Daten sauber im System und im Regelwerk hinterlegt. Das erlaubt einen hohen Automatisierungsgrad und zuverlässige Plausibilitätskontrollen im Auftrags- und Fertigungsprozess. Seit Oktober 2017 arbeiten täglich 80 bis 100 Anwender mit dem ERP-System, vom Vertrieb und Einkauf über die Fertigung, Lagerverwaltung und Warenwirtschaft bis zur Logistik und Finanzbuchhaltung.
Vorbild Industrie 4.0
Die Produktionskapazitäten am Stammsitz in Bad Liebenwerda wurden 2019 mit dem Bau eines neuen Fertigungswerkes mit einer Losgröße-1-Anlage auf über 12.500qm Fläche erweitert. Das nach dem Vorbild von Industrie 4.0 errichteten Werk 2 in Lausitz nahm nach intensiven Vorarbeiten im Oktober 2019 den Produktivbetrieb auf. Im Stammwerk ist heute lediglich die Metallfertigung angesiedelt, während die Holzfertigung und Endmontage der Büromöbel im Werk 2 erfolgt.
Spezialsoftware installiert
Es war eine anspruchsvolle systemische und logistische Herausforderung, die beiden Werke miteinander zu verknüpfen. „Gerade in der Büromöbelproduktion, die sich durch eine vielfältige Fertigung und die Losgröße 1, wo ein Auftrag kaum dem anderen gleicht, auszeichnet, benötigt man eine losoptimierte Ablaufsteuerung“, erläutert Axel Wachtel, Leiter Datenmanagement bei Reiss. „Um eine flexible Fertigungssteuerung, die automatische Verarbeitung von Produktionsaufträgen im konstruktiven Bereich sowie eine effektive Ansteuerung der Anlagen – z.B. die Versorgung der Fertigungsanlagen mit CNC-Schneidprogrammen und Beschichtungsprogrammen – ohne manuelle Prozesse zu gewährleisten, kommt neben dem ERP-System auch ein MES von 3TEC zur Fertigungssteuerungsowie und die Konstruktions-Software Solidworks mit einem Addon von Pascam zum Einsatz.“ Geht heute ein neuer Produktionsauftrag ein, wird dieser aus VlexPlus exportiert und in der Konstruktions-Software umgesetzt. Über eine vom IT-Partner eingerichtete Schnittstelle werden die in Solidworks generierten Roh-Stücklisten generiert und in ERP-kompatible Stücklisten mit Merkmalen und Merkmalsausprägungen umgewandelt. Nachdem diese im Unternehmenssystem für die betriebswirtschaftlichen Prozesse wie Materialbereitstellung und Logistik weiterverarbeitet wurden, stellt das ERP-System die Grobplanung der Ressourcen und Kapazitäten auf Wochen- und Tagesebene bereit. Der generierte Grobplanungsentwurf wird schließlich an das MES übermittelt, das die Feinplanung des Auftrags etwa für die Platten- und Zuschnittoptimierung erledigt.
Workflows statt coden
„Über die Status-Rückmeldungen können wir in der Workflowsteuerung nach Bedarf Ereignisanstöße im System hinterlegen, ohne einen kostenaufwendigen Programmierauftrag beim Dienstleister zu erteilen“, schildert Senior Specialist ERP System Thomas Schulz bei Reiss. Ein wichtiges Steuerungs- und Optimierungsinstrument stellt dabei die ERP-integrierte Workflow-Engine dar. „Damit sind wir in der Lage, auf gewisse Ereignisse im System mit definierbaren Schritten zu reagieren. Statusrückmeldungen spielen dabei eine wichtige Rolle: wenn wir beispielsweise einen Auftrag in ein externes System einspielen, dann müssen der Sachbearbeiter, Vertrieb oder Mitarbeiter in der Produktion jederzeit erkennen können, ob der Auftrag erfasst ist und in welchem Auftragsstatus er sich befindet – um jederzeit auskunftsfähig zu sein oder um zu bewerten, bis wann noch Änderungen am Auftrag möglich sind“, führt Schulz aus.
IT-gestützte Abläufe
Das Zusammenspiel der IT-Anwendungen ist heute als durchgängiger Prozess angelegt, in dem Daten weitgehend automatisiert und ereignisgesteuert ausgetauscht werden. Im System hinterlegte Plausibilitätskontrollen und Überwachungsmechanismen sorgen dafür, dass die prozessbeteiligten Personen sofort über Fehler informiert werden. Der Import von Stücklisten aus der Konstruktionssoftware ins ERP-System funktioniert zwar schon heute in weiten Teilen automatisch. Kennt das ERP jedoch ein gewisses Merkmal oder eine Merkmalsausprägung einer neuen Stückliste noch nicht, wird eine Fehlermeldung weitergeleitet.
Optimiert und transparent
Auch die Prüfung von Ressourcen und Kapazitäten zum Zeitpunkt der Auftragserfassung laufen im neuen System optimiert ab. Durch störungsfreie Materialabläufe und Rückmeldungen können Materialbewegungen systemseitig automatisiert überwacht werden. Die Anbindung des ERP-Systems an das automatisierte Plattenlager und Zuschnitt-Zentrum erlaubt eine automatische Maschinendatenrückmeldung und integrierte Verschnitt-Optimierung. Mehr- und Minderverbräuche aus der Schnittoptimierung werden in die Bestände gebucht. Damit stellt das Unternehmen eine zuverlässige Basis für Nachkalkulationen bereit und sorgt für insgesamt niedrigen Ressourceneinsatz. Manuelle Inventuren sind in diesem Bereich zudem nicht mehr notwendig, da jederzeit Transparenz beim Lagerbestand und in der Materialbuchhaltung besteht.
Abläufe auf Wachstum gestellt
Mit dieser Digitalinfrastruktur ist Reiss in der Lage, künftig neue Anforderungen bei der Konfigurierbarkeit, dem Datenaustausch, den elektronischen Bestell- und Auftragsprozessen, der elektronischen Rechnungsbearbeitung oder der Anbindung von Webshops umzusetzen. Für den elektronischen Datenaustausch sorgt die OFML-Schnittstelle (Office Furniture Modeling Language) die bei der Systemeinführung eigens geschaffen wurde. „Die Wettbewerbsfähigkeit eines Büromöbelherstellers hängt entscheidend von seiner Fähigkeit ab, kundenindividuelle Anforderungen ohne großen Mehraufwand umsetzen zu können. Mit der Systemumstellung haben wir einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung unserer Fertigungs- und Organisationsstrukturen geschaffen, um eine Fertigung mit Losgröße 1 sicherzustellen, ohne dass dies zu Lasten der Wirtschaftlichkeit geht“, erläutert Rreiss-Geschäftsführer Hans-Ulrich Weishaupt.
