Lieferpartner berichten bereits davon, dass immer mehr Bestellungen wieder per Mail, Fax oder gar Telefon eingehen, ungeachtet der höheren Prozesskosten und anschließenden Schwierigkeiten bei der Zuordnung im Wareneingang, der Rechnungsverbuchung und Zuordenbarkeit zu den anfordernden Stellen. Die Versorgungskette beginnt nicht erst beim Lieferanten, sondern beim Anforderer im Unternehmen. Der Bedarf wird an den Einkauf übergeben, der die operative Beschaffung ausführt. Bei Wareneingang wird die Lieferung geprüft, gebucht und letztlich in der Finanzbuchhaltung zur Zahlung angewiesen. In allen Bereichen führen Menschen diese Prozesse durch. Oft sind die Tätigkeiten noch mit einem hohen manuellen Anteil verbunden. Mit Corona wird deutlicher denn je, dass hier ein krankheitsbedingtes Ausfallrisiko besteht, das die Versorgungskette im Betrieb zum Erliegen bringen kann.
Beschaffungsprozess digitalisieren
Ein wichtiger Baustein zur Absicherung der Versorgungskette ist die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses. Durch die Automatisierung von Bedarfsauslösung, Disposition, Wareneingangskontrolle und Zahlungsregulierung wird die interne Beschaffungskette für indirekte und direkte Leistungen aufrechterhalten. In der Praxis bedeutet das eine möglichst automatisierte Disposition, etwa durch E-Kaban, Scannen, optische oder sensorische Verbrauchsmessung, direkt übermittelt an die Lieferanten per elektronischer Schnittstelle. Auf die gleiche Weise lassen sich Auftragsbestätigung und Liefernachweis kommunizieren, damit sogar die Wareneingangsbuchung entfallen kann. Zu guter Letzt werden nach Zustellung Rechnungen automatisch übertragen und ins ERP eingespielt. Durch einen Leitstand, der auch im Homeoffice aufrufbar ist, wird der Einkauf in die Lage versetzt, die Aufgabe der Prozessmoderation effizient bewältigen zu können, lediglich bei Abweichungen muss gegebenenfalls noch korrigiert werden.
Online Material bestellen
Marbeho betreibt unter dem Namen Smartpro seit mehreren Jahren eine Einkaufsplattform. Mit derzeit über 12 Millionen Artikeln und mehr als 200 Lieferpartnern deckt die Plattform den üblichen Bedarf von produzierenden Unternehmen oder Verwaltungen ab. Im Zuge von Corona bietet Marbeho über die Tochter Agimero jetzt mit Qwikion ein Einstiegsmodul ohne Lizenzgebühren an. Kostenfrei kann sich jedes Unternehmen online anmelden und sofort mit Bestellungen beginnen. In beiden Varianten können Rechte bezüglich Lieferpartner, Warengruppen oder Bestellwert bis auf den Materialanforderer vergeben werden, sodass im Homeoffice, in der Produktion oder Instandhaltung direkt und ohne Zeitverzug benötigtes Material bestellt werden kann. Der Einkauf verfolgt alles in einem Cockpit.
Beide Programmvarianten haben den Vorteil, dass das Unternehmen nur noch einen Kreditor (Marbeho) hat und alle Vorgänge digital (Stichwort EDI) abgewickelt werden. So können beide Systeme die Prozesskosten reduzieren. Ergänzend zur Plattform und zur Integration in ein anderes System bietet die Agimero unter dem Oberbegriff Qwiki-Methode Lösungen zu weiterer Digitalisierung von Prozessen an:
• Qwikiboards zur direkten Bestellung von Artikeln über RFID-getaggte Materialkärtchen,
• Qwikibigbox für die Bestellung von Materialschüttungen, wobei sich die Taggs direkt an Kanban-Schütten befinden,
• Qwikicontrol, ein digitaler Fertigungsleitstand (insbesondere für Musterbau oder Kleinserien),
• Qwikififo für digitale Fifo-Boards zur Fertigung.
Mit diesen Lösungen können Fachabteilungen ihre Ressourcen auf die neuen Herausforderungen fokussieren. Besonders Themen wie Nachfragerückgang, kritische Versorgungslagen, Risk-Management, Liquidität, Personalkosten, Überarbeitung des Forecastings verlangen jetzt Aufmerksamkeit.
