Der klassische Bestellvorgang für Material kostet in der Regel jeden Bauhandwerks-Betrieb viel Zeit: Von der Bestellung über die Lieferung bis hin zum Einsortieren der Artikel, zur Prüfung der Rechnung durch die Meister, zum Zahlungsvorgang sowie zur Buchung in der Buchhaltung, und die Buchung auf das Projekt. Diese Abläufe sind oft eingefahren und können heimliche Zeitfresser sein. Aber das kann man optimieren. So bleibt mehr Zeit fürs Wesentliche und der Inhaber ist enorm entlastet.
Laut Lagerexpertin Doris Paulus dauert allein die Rechnungsprüfung in einem mittelgroßen Handwerks-Betrieb durchschnittlich eine halbe Stunde. Zusammen mit den anderen Schritten kann sich die eingesetzte Zeit für eine einzige Bestellung rasch auf zwei Stunden summieren. „Das wären bei einem Stundensatz von 45 Euro rund 90 Euro netto pro Bestellung. Natürlich geht es nicht ohne Bestellprozess, aber man kann ihn intelligent optimieren.“ Dazu hat Doris Paulus fünf Tipps.
1. Vereinfachen
Muss wirklich jeden Tag bestellt werden? Wenn die Mindestmenge im Betrieb für eine Woche genügt, dann reicht es zweimal pro Woche Standardmaterial zu bestellen.
2. Delegieren
Projektleiter sind nicht für die Bestellung von Standardmaterial zuständig. Man sollte lieber möglichst für einzelne Abschnitte des Bestellvorgangs möglichst Mitarbeitende mit niedrigem Stundensatz einsetzen: Beispielsweise wird der Wareneingang von einem Werkstattmitarbeiter geprüft. Wiederkehrende Aufgaben, wie die Beschaffung von Standardmaterial, lassen sich am besten an die Verwaltung delegieren und automatisieren.
3. Bündeln
Auch macht es Sinn, mehrere kleine Bestellungen zu einer Sammelbestellung zusammenzufassen.
4. Eingrenzen
Mit der Konzentration auf ein Kernsortiment lässt sich die Anzahl der bestellten Teile reduzieren.
5. Informieren
Der interne Informationsfluss ist wichtig und wird anhand einer Standardartikelliste definiert. Bei den Warenkäufen orientiert man sich an den Umsatzlisten des Vorjahres.
